porvoon padel ry

Porvoon Padel ry tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Porvoon Padel ry
Y-tunnus 3253980-1

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Porvoon Padel ry:n valmennusvastaava Mikael Karmanheimo
040 585 8410, [email protected]

3. Rekisterin nimi

Porvoon Padel ry:n jäsenrekisteri

4. Rekisteröidyt

Jäsenrekisteri sisältää Porvoon Padel ry:n jäsenet, kannatusjäsenet sekä kunniajäsenet.

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Rekisteriä pidetään Porvoon Padel ry:n jäsensuhteiden hoitoon. Liittymislomakkeen täyttäminen on suostumus henkilötietojen lisäämiseen rekisteriin.

Henkilötietojen käyttötarkoitus on:
• Ylläpitää yhdistyslain 11§ mukaista rekisteriä seuran jäsenistä
• Tiedottaa jäsenille seuran ajankohtaisista asioista ja tapahtumista
• Laskuttaa jäsenmaksut sekä kurssi- ja tapahtumamaksut
• Ylläpitää tilastotietoja yhdistyksen toimintaan liittyen
• Kyselyiden (esim. asiakastyytyväisyys) lähettäminen jäsenille
• Tapahtumien ja ajankohtaisten kurssien, valmennusten sekä tuotteiden markkinointi jäsenille (suostumuksen antaneille)
• Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen

6. Käsiteltävät henkilötiedot

• etu- ja sukunimi (alle 18-vuotiaalta huoltajan nimi)
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• jäsenen osallistuminen Porvoon Padel ry:n järjestämiin tapahtumiin, valmennuksiin, kursseihin ja kilpailuihin

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenten itse ilmoittautumislomakkeessa antamat tiedot sekä jäsenten ilmoittautumistiedot tapahtumiin, valmennuksiin, kursseihin tai kilpailuihin.

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Porvoon Padel ry:n jäsen liittyy myös Suomen Padelliitto ry:n jäseneksi. Porvoon Padel ry luovuttaa rekisterissä olevat tiedot Suomen Padelliitto ry:lle. Jäsenen antamalla suostumuksella nimi- ja yhteystietoja voidaan käyttää myös Tarmola Padelin tiedotukseen ja markkinointiin. Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:N ulkopuolelle.

Seura voi luovuttaa rekisterin tietoja lain ja muiden määräysten niin vaatiessa. Johtokunta voi myös päättää tietojen luovuttamisesta henkilötietolakia noudattaen. Jäsenen erillisellä suostumuksella nimi- ja osoitetietoja voidaan käyttää Suomen Palloliiton tai kolmansien osapuolien tiedotus- ja markkinointitarpeisiin. Jäsen tai hänen huoltajansa itse ylläpitää suostumustiedot. Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Tietojen suojaus

Rekisteri on digitaalinen ja se on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisteristä ei synny manuaalista aineistoa. Mikäli ilmoittautumisia kerätään tapahtumissa manuaalisilla lomakkeilla, ne tuhotaan, kun tiedot on siirretty digitaaliseen rekisteriin. Digitaaliseen rekisteriin on käyttöoikeudet seuran johtokunnan valtuuttamilla henkilöillä, joilla on seuran toiminnan kannalta tarve käsitellä tietoja.

10. Tietojen käsittelyn kesto

Jäsenten tietoja säilytetään rekisterissä jäsenyyden keston ajan. Mikäli jäsen eroaa yhdistyksestä, poistetaan jäsenen tiedot rekisteristä. Tiedot säilyvät kirjanpitoaineistossa kirjanpitolain edellyttämän ajan.

11. Tietojen käsittelijät

Tietojen käsittelijät ovat Porvoon Padel ry:n johtokunnan valtuuttamilla henkilöillä, jotka käsittelevät henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

13. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:
• Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi
• Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
• Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
• Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen. Oikeus koskee vain tietoja, jotka jäsen on itse toimittanut.
• Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä, on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

Pyynnöt tietojen tarkastuksesta, siirroista tai poistamisesta tulee tehdä kirjallisesti osoitteeseen [email protected]

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

14. Tietojen poistaminen rekisteristä

Jäsen voi erota Porvoon Padel ry:stä joko itse pyytämällä poistamaan henkilötietonsa jäsenrekisteristä kirjallisella ilmoituksella Porvoon Padel ry:lle osoitteeseen [email protected]. Jäsenmaksun maksamatta jättäminen ei ole virallinen irtisanoutuminen jäsenyydestä. Jäsenyys tulee irtisanoa kirjallisesti, jotta tiedot poistetaan rekisteristä.

15. Yhteydenotot

Kaikki tätä tietosuojaselostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti osoitteeseen [email protected].

16. Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli tietosuojaselosteeseen tehdään päivityksiä, laitetaan päivitetty versio Porvoon Padel ry:n internetsivuille. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voidaan informoida tästä myös jäsenille sähköpostitse.